External Workforce Management : Comment le Groupe BPCE et Cyrias innovent avec Ivalua

En janvier dernier, nous avons eu le plaisir d’accueillir nos clients pour l’édition annuelle du Cyrias Connect.

Le sujet que nous souhaitions présenter à notre public et à nos clients était la Gestion des achats de prestation externe grâce la solution Ivalua.

Le Groupe BPCE et Cyrias ont mené à bien un projet complexe visant à harmoniser et automatiser ces achats au niveau du groupe.

Le sujet est stratégique car l’importance du marché mondial de la gestion de la main-d’œuvre a été évaluée à environ 9 à 10 milliards de dollars en 2024, avec des projections pour atteindre 22 à 31 milliards de dollars d’ici 2030-2035. L’Europe détenait la plus grande part du marché de la gestion de la main-d’œuvre avec 33% en 2024, évaluée à environ 3,5 milliards de dollars.  Néanmoins, pour nuancer ces chiffres impressionnants et si nous nous concentrons sur une période plus récente,  l’intelligence artificielle (1) et le renforcement de la conformité réglementaire (2) transforment profondément les achats de prestations intellectuelles. Le marché connaît une contraction des volumes d’achat de 7% dans le secteur informatique, principalement due à l’automatisation permise par l’IA qui réduit le besoin en prestataires externes.

Parallèlement, les directions achats recentrent leurs priorités sur la conformité réglementaire plutôt que sur les coûts : 39% intègrent désormais les exigences de la directive CSRD dans leurs critères de sélection, tandis que 70% considèrent les risques d’image et de réputation comme prioritaires. Les risques juridiques dominent les préoccupations, avec 89% des acheteurs vigilants sur la dépendance économique et 86% sur le prêt de main-d’œuvre illicite. L’entrée en vigueur progressive de l’IA Act européen renforce encore ces exigences, imposant transparence, traçabilité et documentation avec des sanctions pouvant atteindre plusieurs millions d’euros, ce qui pousse les entreprises à privilégier une gestion rigoureuse des risques fournisseurs (évaluations régulières à 71%, revues de conformité à 37%) au détriment d’une approche purement centrée sur l’optimisation des coûts.

L’importance croissante de la gestion de la prestation externe : Le Groupe BPCE et Cyrias

La main-d’œuvre des entreprises (et plus particulièrement les prestations intellectuelles) est fondamentalement différente de ce qu’elle était il y a dix ans. Selon des études récentes, les travailleurs externes (incluant les intérimaires, consultants, indépendants et prestataires de services) représentent désormais entre 30% et 50% de la main-d’œuvre totale dans les grandes organisations, ce pourcentage continuant de croître dans tous les secteurs.

Cette évolution est portée par plusieurs facteurs :

• Accélération de la Transformation Digitale : Les organisations ont besoin de compétences spécialisées dans des domaines comme l’IA, la cybersécurité, le cloud computing et l’analyse de données—une expertise souvent rare et plus efficacement sourçée en externe pour des projets spécifiques plutôt qu’embauchée de manière permanente.
• Flexibilité et Agilité : La capacité d’augmenter ou de réduire les équipes en fonction des besoins des projets, des conditions de marché ou des demandes saisonnières est devenue un avantage concurrentiel.
• Optimisation des Coûts : Bien que les travailleurs externes appliquent souvent des taux horaires plus élevés, leur coût total peut être inférieur en considérant les avantages sociaux, les engagements à long terme et les frais administratifs.
• Complexité Réglementaire : La législation sur le prêt de main d’œuvre entre entreprises, les risques de délit de marchandage et les obligations de sécurité sociale varient considérablement selon les zones géographiques, créant des défis de conformité pour les organisations multinationales.

Par ailleurs, cette évolution apporte des défis significatifs. Beaucoup d’organisations manquent de visibilité sur leurs dépenses de main-d’œuvre externe qui peuvent représenter 10% à 40% des coûts totaux de personnel. Sans systèmes et processus appropriés, les entreprises font face à :

• Des dépenses sauvages et des engagements hors contrat
• Des risques de conformité liés au prêt de main d’œuvre illicite et au risque de requalification (cf. exemple des chauffeurs Uber)
• Une prolifération de fournisseurs avec des centaines ou milliers d’agences d’intérim et d’ESN (Entreprise de Services du Numérique)
• Un manque de standardisation dans la gestion des entrées, des sorties et de la performance des ressources externes
• Une fragmentation des données à travers plusieurs systèmes et départements
• Une stratégie pauvre, pour l’optimisation et la planification de la main-d’œuvre externe du fait du manque de données

Le Paysage Réglementaire

L’environnement réglementaire est devenu de plus en plus complexe, particulièrement en Europe. La Directive européenne sur le travail via les plateformes, adoptée en 2024, établit de nouvelles règles pour les travailleurs de plateformes et des présomptions de statut d’emploi. En France, la Loi Travail et ses amendements ultérieurs ont renforcé les protections contre le travail temporaire illégal et renforcé les obligations autour de l’égalité de traitement entre travailleurs temporaires et permanents.

Les établissements financiers, de banques ou d’assurances, déjà soumis à une surveillance réglementaire stricte, font face à un examen supplémentaire concernant la résilience opérationnelle, la protection des données personnelles (RGPD) et les contrats d’externalisation. Les régulateurs comme l’ACPR en France et la BCE au niveau européen ont des attentes claires concernant la gestion des risques de tiers et la gouvernance des contrats de main-d’œuvre externe.

Groupe BPCE, Cyrias et Ivalua : Mettre sous contrôle les prestations de services

Le Groupe BPCE gère des milliers de prestataires externes soutenant des initiatives critiques à travers la banque de détail, la banque de financement et d’investissement, la gestion d’actifs et les opérations d’assurance. Avec des opérations en France et à l’international, la complexité juridique, l’optimisation des coûts et la gestion des prestataires externes représentait un défi significatif.

L’ambition de la Fonction Achats était d’harmoniser les façons de travailler pour créer visibilité, transparence, auditabilité. Elle a su innover en créant une solution unique pour toutes ses entités afin d’harmoniser et rationaliser les achats de prestations de services.

Les efforts ont été orientés vers la création de processus robustes qui allaient être mis en œuvre dans une solution Source to Contract unique pour l’ensemble du groupe.

Bien entendu, la phase de projet de sa conception originale à sa configuration finale et son déploiement a été couronnée de succès grâce à l’étroite collaboration entre les équipes Cyrias et Groupe BPCE.

Le résultat est un processus entièrement automatisé qui peut être décrit comme suit :

• Le module Supplier Relationship Management assure la qualité des informations des fournisseurs qualifiés.
• Le module Contract Lifecycle Management stocke les contrats signés. Les modèles de contrats sont validés par le département juridique Groupe. Et des catalogues de prestations avec des prix négociés par le département Achats. Le fournisseur se positionne ainsi pour chaque demande de prestation, dans le cadre des contrats pré négociés, et ne peut pas proposer un tarif en dehors des grilles, sans un processus de dérogation bien cadré.
• Le module Sourcing permet des appels à compétences simples afin que les fournisseurs puissent faire leurs offres dans la fourchette de prix définis préalablement dans leur contrat-cadre.

Le processus est totalement fluide et peut être traité dans l’heure : une fois le besoin exprimé par le Métier dans sa demande d’achats, l’acheteur envoie la consultation aux fournisseurs qui soumettent en retour le dossier technique avec la séniorité et le tarif jour-homme du profil qu’ils souhaitent proposer. Le métier peut ensuite shorlister des réponses et sélectionner la proposition qu’il retient. Il est ensuite également autonome dans la gestion contractuelle et l’envoi du contrat en signature électronique. Ensuite, selon l’entreprise, la commande et la facture peuvent également être gérées dans la plateforme.

Les Fonctionnalités Clés et les Bénéfices de la Solution de Gestion de la Main-d’œuvre Externe Ivalua

Phase de Sélection – Le Bon Talent au Bon Coût

La plateforme permet aux opérationnels de gérer la sélection des candidats dans le cadre de leurs appels à compétences externes.  Les tarifs négociés par les Acheteurs auprès du panel fournisseurs établi leur sont automatiquement proposés, assurant une adhésion automatique aux contrats-cadres.

Phase d’Engagement – Intégration Rapide et Sans Risque

Le système accélère l’intégration des effectifs externes tout en assurant la conformité aux politiques de l’entreprise, règlement intérieur et autres chartes informatiques, par exemple. Toutes les propositions de candidats, entretiens et décisions sont documentés dans le système, créant un suivi qui permet d’analyser le délai pour trouver la bonne compétence, la qualité des candidats proposés et la performance des prestataires.

Phase d’Exécution – Budget, Planification et Contrôle Qualité

Bénéfices Clés

Une solution unique : une plateforme qui permet de gérer toutes les dépenses avec tous les fournisseurs, aidant notamment les entreprises à sécuriser leur investissement prestations de services grâce au suivi millimétré des coûts, de la qualité des livrables et à une gestion précise du risque juridique. Des tableaux de bord complets offrent à la fois une vue consolidée pour les Acheteurs et le détail opérationnel pour les clients internes. Des indicateurs aident à mieux planifier les besoins en compétences, à identifier les opportunités d’économies, et à évaluer l’efficacité opérationnelle des fournisseurs avec leur délai de réponse et l’adéquation des profils qu’il propose, par exemple.

Conclusion

Dans le contexte actuel où le talent est l’avantage concurrentiel, la gestion de la prestation externe est passée de l’ombre des achats tactiques à la lumière d’un impératif d’achats stratégiques. L’implémentation au sein du Groupe BPCE démontre que même dans les industries hautement réglementées avec des structures organisationnelles complexes, la transformation de la prestation externe est réalisable avec la bonne combinaison de technologie, conception de processus, gouvernance et gestion du changement.

Le partenariat entre l’expertise de Cyrias en transformation des achats et implémentation digitale, combiné avec la technologie de gestion de la prestation externe d’Ivalua permet le déploiement d’une plateforme puissante pour les organisations prêtes à transformer la façon dont elles gèrent, optimisent et exploitent leur prestation externe comme un atout stratégique. L’harmonisation des processus à travers toutes les entités du Groupe BPCE offre visibilité, transparence et auditabilité tout en assurant la conformité avec les exigences réglementaires strictes du secteur bancaire.