Mission d’accompagnement à l’upgrade : animation par CYRIAS des phases de préparation et de conduite du changement
Description client
ESSEC, grande école de commerce et de gestion française, a déployé la solution Ivalua en 2013 afin d’assurer une meilleure maîtrise du traitement de ses engagements sur ses 2 campus français. En 2020, l’établissement décide de s’appuyer sur le savoir-faire métier des équipes CYRIAS pour accompagner les utilisateurs dans le déploiement de la plateforme suite à sa montée de version.
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+8000 fournisseurs
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+1300 utilisateurs au travers de deux campus
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+ de 58k commandes passées dans la plateforme
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+ de 34k notes de frais traitées
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+ de 500 contrats fournisseurs
Challenges client
Après neuf années d’utilisation, l’établissement procède à une mise à jour importante de sa plateforme et sollicite CYRIAS pour l’accompagner dans les activités nécessaires au bon déroulement de cette montée de version. La mission des équipes CYRIAS consiste notamment à faciliter l’acceptation et la compréhension des changements apportés par la nouvelle version aux utilisateurs. Les équipes mettent alors en place un plan d’accompagnement au changement afin de s’assurer de :
Réponses apportées
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Anticipation des risques avec une phase de préparation : analyse des processus métiers et recherche des meilleures actions à mettre en oeuvre.
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Diagnostic et analyse d’impacts approfondie pour identifier les conséquences du changement sur l’équipe et tenter d’en limiter les effets.
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Communication en interne pour préparer l’ensemble des utilisateurs à la transformation.
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Mise en place de formations internes pour développer les compétences nécessaires des utilisateurs, à l’utilisation de l’outil.
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Accompagnement dans la durée, en fonction des besoins concrets des utilisateurs.
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Mise en place de workshops avec tous les utilisateurs clés des métiers concernés pour mettre en avant les difficultés rencontrées et proposer des pistes d’améliorations.
Gains obtenus
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Appropriation rapide des nouveaux processus.
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Maintien de la dynamique de travail des équipes grâce à une transition rapide et continue.
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Maîtrise plus fine de l’outil grâce à une version plus récente et performante.
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Identification des évolutions à mener à l’issue de l’upgrade par les équipes CYRIAS.
NIO Yohan
ESSEC Business School
Responsable Comptable
Un projet ambitieux, rendu possible par une équipe disponible et efficace, une bonne communication, et des formations pour accompagner les utilisateurs.
Création 